在日本提離職要注意什麼？流程與Email範例【ep10】

大家好，我是在日本工作的Yuan！這篇文章會分享我在日本提離職的完整流程，從最初告知到正式離職，以及我在這過程中遇到的小提醒與注意事項。

在日本怎麼提離職？該注意什麼？流程是怎樣？「退職の相談」和「退職願」要怎麼寫？有這些疑問的朋友，請把文章繼續看下去唷！

至於我離職的原因，會在下一篇文章跟大家分享喔！

本篇為《日本菜鳥工程師的職場雜談》系列文章之一。
完整系列文章請見 【日本SE系列總覽｜菜鳥工程師職場實況】！

點此前往上一篇 日本職場的休職制度｜休職的同事們、工作壓力測試【ep9】

在日本工作，該如何提離職？

日本法律上規定，離職最晚必須在「預計離職日的兩個星期前」向公司提出，但是一般禮貌上，大部分的公司會希望員工可以在「一個月前」就告知公司有離職的意願，所以可能會在公司的規定(就業規則)裡寫說「提離職需在一個月前告知」。即便就業規則有這樣的規定，但只要在2個禮拜前清楚告知公司自己的「退職日」，就算公司的規則是寫說必須在一個月前告知，也不會有法律問題。

離職的第一步：提出「退職の相談」之Email

什麼是「退職の相談」？簡單來說就是「告知離職意願」。

離職意願要在什麼時候告知公司比較適當呢？這並沒有標準答案，只要在離職日兩周前以上告知，就沒有違反法律。

我自己是在我預計想離職的日期的一個月多月前，以Email的方式告知我的上司（部長）我有想在下個月底離職，希望上司有時間可以跟我談談（相談）。這個階段還沒有說出確切的離職日，是先告訴公司說「我有離職的打算」。我自己覺得比起直接提出辭呈，這樣的做法對公司也比較有禮貌（？）還是其實公司根本也不在乎，這個我就不知道了XD。

◆「退職の相談」的Email寫法範例

由於我當時的專案是遠端工作+到客戶公司，因此我有提到說我是因為專案的原因，所以沒辦法到公司的本社當面提出，才以Email的方式聯絡。

為什麼我會在客戶公司上班？請看：
<日本SE(系統工程師)的職場環境實況：遠端、客先常駐【ep4】>和<日本IT企業有趣的「多層外包」模式：為什麼這麼複雜？【ep3】>。

離職的第二步：與上司「談話」

透過Email告知上司我想要離職之後，上司就回覆我說：「希望可以當面談談」。

由於我當時的專案都在客戶公司工作，基本上不會回到我們公司自己的本社，也不會見到上司。所以上司問我說，看是我回去本社談，或是他也可以到我客戶公司附近。

我們把談話時間約在隔周，談話當天大概就20分鐘而已，簡單詢問我想要離職的原因。我感覺就是形式上的慰留我，說若是因為不喜歡現在這個專案的話，下下個月可以幫我換，不用擔心。希望我可以再考慮一下離職的事情。

◆談話結果

跟上司談完之後，我更確信自己想要離開這間公司了。

畢竟公司也沒有特別挽留，那我也不需要覺得猶豫了。而且，上司也表示就算換了專案，他也很難保證之後的專案公司可以順利拿下，一切都是非常未知的。

在這個業界、這間公司待久之後，我發現自己不喜歡那種突然被告知，卻沒有任何說明的感覺。不知道自己會在這個專案待多久、不知道這個專案到底是要出勤自己公司，還是要去客戶公司？未知與突然的感覺我真的沒有很喜歡。

另外，我在之前的文章<日本SE的無奈：為什麼我們像是公司的小棋子？【ep6】> 中有提過，我在跟上司談完我想離職的想法後，其中還忍不住問了一個我一直想問，卻一直沒有問的問題：「為什麼要把我從專案A換到現在這個專案B？」

老實說，若沒有進到這個專案B，或許我現在還在那間公司，當時上司的回覆是：「因為當時客戶提出的條件跟你的相符，因此我們就希望可以讓你過去那個專案試看看」。然後上司還接著說：「真的對你有點抱歉，明明知道專案B跟你想要做的內容差很多，而且也讓你跟帶著你的前輩不在一個專案了，但是公司當時的決策就是那樣，我雖然覺得很不好，但是也沒辦法」。

結論：跟上司談完之後並沒有改變我想離職的想法。
於是，我開始上網查「退職願」要怎麼寫。

離職的第三步：提出「退職願」

上網查了一些資料發現，有很多網站是建議「退職願」要用紙本遞交；但也有部分網站是說以Email遞交也完全沒有問題，因此我就決定以Email寄出，寄給當時與我面談的上司，方便又省時。

◆「退職願」的Email寫法範例

◆「退職日」vs「最終出社日」

在上方退職願的內容可以看到，我是把「退職日」和「最終出社日」分成兩行來寫，因為這兩個日期是可以不同的。

「退職日」是正式離開公司的日子，也就是說，退職日之後，就不再是那間公司的員工，公司保險也就是到這天。一般來說，會把退職日設在一個月的最後一天，因為這樣公司比較好處理，要銜接下間公司的入社日(通常設在月初)也比較方便。

「最終出社日」則是上班、執行業務的最後一天。通常是因為還有剩下的「有休(特休)」，所以要把假休完再離職，這樣才不會虧。最終出社日之後到退職日那天，都還是公司的員工。

所以大家會依照自己剩的假的天數，來定「最終出社日」。因為，員工是有權利在離職前把所有的假都休完的，如果不休完的話就會虧。所以，有些人因為累積了許多假，最後離職前甚至可以休到一個月的。

不過，我是平常就有不時地在消化有休，所以最後沒剩下多少天，但「最終出社日」還是有比「退職日」早了幾天。

結果，非常順利地離職了！

在提出離職到離職的過程非常順利，有休全部都有休完，該拿到的薪水、交通費都沒有少拿。畢竟我對公司來說，也不是一個多重要的員工吧，只是一個不起眼的小棋子XD

我就這樣很順利地在我自己訂的 「最終出社日」到公司還電腦、到一家常吃的越南料理店吃午餐，最後再到客戶公司上最後一天的半天班。然後，就正式從畢業後的第一份工作離開了！（雖然內心有很多的徬徨，但可以順利離職還是開心灑花~~~）

◆不是每個人都跟公司和平分手

雖然在前公司才待了兩年左右，但是前前後後離職的人倒是不少（前公司的離職率真的非常高…公司好像也沒想要想辦法留住人）。

當時和我在同個專案的專案組長(PM)，在找好下份工作後就跟公司提了離職，由於他剩了很多特休，因此想要在離職前把所有的假休掉，剛好可以在轉職前有個長假。結果公司一直軟硬兼施，以案子真的沒辦法沒有他，希望他可以好好交接給下個人，而不讓他把假休完。

那時聽到消息是說，公司跟他說，不然把剩下的假折成薪水給他，希望他可以幫忙案子到最後一刻；然而，聽說公司不守信。但這一切都只是聽說，也不知道實際狀況是怎樣，只知道公司真的會給予壓力，不讓員工休假。所以我在決定要離職的時候，就開始慢慢把特休消化掉，以防都積在最後，然後公司拿專案的理由來施壓不給休假。

日本企業文化：很多情況只是形式

在日本公司，離職的流程和文化與台灣或其他國家略有不同，理解這些背景有助於準備離職過程。

首先，日本公司通常會希望員工至少提前一個月告知離職，這並非法律規定，而是出於「交接方便」與「團隊運作順暢」的考量。提前告知可以讓公司有時間安排人員補位、準備工作交接文件、甚至讓專案進度不受到太大影響。法律上只要求「離職前兩週通知」，但在企業文化中，如果只給兩週時間，公司往往會覺得不夠充分，因此提前一個月被視為「禮貌做法」。

其次，「面談慰留」在日本職場非常普遍。當員工表達離職意願時，上司通常會安排一次面談，詢問離職原因，並表達希望員工留下的意願。這看似是在「挽留員工」，但實務上很多情況只是形式。日本企業常會遵循「上司必須表達慰留」的文化禮節，即使公司實際上並沒有很強烈的挽留意圖，也會按照慣例做一次面談。真正因面談而改變離職決定的員工，其實佔少數。

此外，日本公司在離職談話中，往往會側重「專業理由」而非個人情緒，例如專案安排、工作量、未來專案的穩定性等。這也是為什麼即使上司表達慰留，也不會過度挽留員工：企業的思維是「專案順利運行優先」，而不是「留住特定員工」。因此，對於員工來說，面談更多是形式上的確認與禮貌性溝通，而非真正改變員工決定的手段。

換句話說，理解日本企業文化的這些特性，可以幫助員工更安心地安排離職流程：

• 不必過度擔心「上司一定要挽留」；
• 面談主要是禮節性詢問，並非壓力手段；
• 提前一個月告知離職是出於交接便利，而不是法律要求。

結語

整體來說，我的離職過程非常順利，也讓我對日本職場文化有了更多理解。從最初以Email提出「退職の相談」，到面談、最後正式提交「退職願」，每一個步驟都比我想像中簡單，但其中也有一些細節值得注意，例如提前告知、合理安排有休、明確設定退職日與最終出社日。

離職雖然是一個看似簡單的流程，但對每個人的心理與職涯都是一個重要的轉折點。我會在下一篇文章分享自己離職的原因，以及日本最近流行的「離職代行」服務，這些對於正在考慮轉職的朋友們應該會很有幫助。希望透過這些分享，大家可以更安心、順利地規劃自己的職涯轉折。

對於我的職場系列文章有興趣的朋友，不要錯過我一系列的 #日本菜鳥工程師的職場雜談 喔！

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